Levér årsrapport!

Kjære foreninger! Nå er det igjen den tida på året hvor vi straks skal innkreve årsrappor. Dette gjør man fordi staten (og for Hyperion Oslo, Oslo kommune) krever at alle Hyperions foreninger må innlevere sine medlemslister og en rapport som oppgir en del informasjon om foreningen og aktiviteten i 2011. Uten årsrapporter får ikke Hyperion statsstøtte for din forening, og foreningen kan ikke få Frifond-midler eller støtte fra Oslo kommune, så rapportene er svært viktig og det er helt nødvendig at informasjonen i rapportene er korrekt.

Kort oppsummert er kravene til en gyldig medlemsliste som følger:

  1. Medlemmene må ha betalt kontingent på minst 50 kr
  2. Kontingenten kan kun betales for ett år av gangen (mao. er det ikke lov med medlemskap som varer i flere år)
  3. Kontingenten må være betalt i rapportåret (2011)
  4. Kun medlemmer som ikke fylte 26 år i rapportåret (2011) gir uttelling i form av støtte.
  5. Minst 5 medlemmer må være under 26 år og ha betalt 50 kr i kontingent i rapportåret (2011).
  6. Kun medlemmer som har fullt navn (fornavn og etternavn), riktig adresse (vanligvis gateadresse og postnummer/sted) og har oppgitt sin fødselsdato kan rapporteres.

Kort oppsummert er kravene til en gyldig årsrapport som følger:

  1. Rapporten må angi navn, adresse og kontaktperson for foreningen.
  2. Rapporten må angi hvem som satt i styret per 31.12. i rapportåret (2011).
  3. Alle som er i styret må også stå i medlemslisten til foreningen!
  4. Rapporten må angi fullt navn og adresse på alle som satt i det ovennevnte styret.
  5. Rapporten må angi kommunen man holder til i.
  6. Rapporten må angi dato for valg av styre og dato for sist avholdte årsmøte.
  7. Rapporten må inneholde foreningens vedtekter
  8. Rapporten må inneholde foreningens medlemsliste (se krav til denne i teksten over).
  9. Rapporten må angi en redegjørelse for hva foreningen har brukt pengene de mottok fra Hyperion i rapportåret (2011) på.
  10. Rapporten må signeres av styreleder og et annet styremedlem. HyperSys tillater digital signatur med brevkode- og SMS-verifisering (les mer her).

Vi tilstreber hele tiden å forbedre HyperSys som er systemet alle Hyperions foreninger må bruke for å rapportere. Et elektronisk system muliggjør en raskere og bedre oppfølging og innlevering av årsrapporter og medlemslister fra alle foreningene, og vil kunne bidra til å sikre datakvaliteten og sikkerheten rundt dette for Hyperion sentralt.

Basert på tilbakemeldingene ifb. årsrapportinnkrevingen i 2009 (for 2008 ) har HyperSys endret en rekke funksjoner for å bli mer brukervennlig og for å sikre at årsrapportene og listene som leveres er i tråd med de ovennevnte kravene. Vi er i år bl.a. stolte over å kunne tilby en betydelig enklere metode for opplasting av medlemslister enn det som var tilfelle i 2009. Vi jobber også kontinuerlig med å legge inn feilmeldinger som skal kunne gi best mulig forståelse av hva man må korrigere underveis i leveringen av årsrapportene.

Likevel er det fortsatt slik at det dukker opp små feil i systemet, til tross for at vi har hatt omfattende brukertesting av det allerede. Et ordtak sier at “ingen slagplan overlever i et møte med fienden” og vi er klar over at enkelte feil kun blir oppdaget når man kjører systemet i full drift. Derfor er vi svært interessert i å få tilbakemeldinger på feil så vel som innspill til brukervennligheten i systemet. Send oss derfor gjerne en mail til n4f(snabelkrøll)n4f.no med feedback.

Vi håper også at de som har positive erfaringer, f.eks. sammenlignet med vanskeligheter fra i fjor, også tar seg tid til å melde i fra om det også.

Comment are closed.